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4.2.1 La numérotation automatique des chèques Lors de la saisie de vos achats par chèques, Eldorado Budget numérote automatiquement vos chèques dans la rubrique " Référence " de la fenêtre de saisie. Le bon fonctionnement de cette numérotation nécessite quelques précautions qui sont évoquées ci-dessous. En premier lieu, l’existence de vos chéquiers doit être signalée dans votre document de travail selon la procédure décrite au chapitre " Création et paramétrage d’un document de travail " (Étape n°5 - Saisie des chéquiers d’un compte). L’objectif essentiel de cette manipulation consiste à donner le premier numéro de chèque dans votre chéquier afin qu’une numérotation automatique soit rendue possible. Vous devez l’effectuer pour chaque chéquier en votre possession.
Pour chaque compte bancaire, Eldorado Budget mémorise le dernier chéquier utilisé et le numéro du dernier chèque utilisé. Dès lors, il propose spontanément le chèque suivant pour la saisie du prochain achat. Vous constaterez que cette fonction est très utile pour la grande majorité de vos achats par chèques car le choix du chéquier et le numéro du chèque utilisé sera automatiquement saisi. Le numéro de chèque automatiquement inscrit dans la rubrique " Référence " peut toujours être modifié manuellement s’il n’est pas correct. Cela peut se produire si vous ne saisissez pas vos chèques dans l’ordre naturel de votre chéquier, ou si vous " sautez " un chèque inutilisé… Dans ce cas, Eldorado Budget tentera de poursuivre la numérotation automatique à partir de l’achat suivant. Une intervention manuelle est également nécessaire lorsque vous changez de chéquier : outre l’ajout de ce dernier dans la liste des chéquiers, vous devrez modifier le chéquier utilisé dans la fenêtre de saisie de votre premier achat. Comme indiqué ci-dessus, les achats suivant mémoriseront ce choix, jusqu’à l’utilisation du chéquier suivant… Les points suivant doivent également être pris en compte : - Lorsque le dernier chèque d’un chéquier est atteint, Eldorado Budget n’interdit pas de poursuivre son utilisation. Cette situation (à priori absurde) existe en raison des nombreux utilisateurs dont les différents chéquiers possèdent des numéros qui se suivent… Dès lors, l’utilisation d’un unique chéquier avec Eldorado Budget permet une numérotation automatique perpétuelle. - La suppression d’un chéquier entièrement utilisé n’a pas d’incidence sur votre comptabilité. En particulier, les achats concernés ne sont pas effacés. Nous vous recommandons néanmoins de les conserver en prévision des versions futures d’Eldorado Budget où leur existence sera mise à profit. - En plus des achats par chèques, l’utilisation d’un chéquier est également possible pour la saisie des virements internes et des retraits d’argent liquide puisque, dans la réalité, ces opérations peuvent être effectuées par chèque.
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